Jestyc Contacts

Cet outil est une solution collaborative de gestion de de contacts pour Excel qui vous permet de partager une liste de contacts avec tous vos utilisateurs, de rechercher rapidement des contacts et de les exporter en cas de besoin.

Chaque utilisateur (dont vous n'avez pas limité les droits) peut ajouter, modifier et supprimer des contacts (sans écraser les modifications des autres utilisateurs). Les changements sont ensuite immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs.

L'outil dispose également de nombreuses options pour trier et filtrer les contacts en fonction de différents critères.

30 champs personnalisables

Pour renseigner les informations de chaque contact, vous disposez d'un total de 30 champs :

excel gestion contacts collaborative png

Pour adapter cet outil à votre activité, vous pouvez renommer chacun des 30 champs depuis votre compte en cliquant sur le bouton Personnaliser à droite de l'outil, puis sur Renommer les 30 champs.

Rechercher et filtrer

Pour effectuer des recherches de contacts et les filtrer, vous disposez d'un total de 7 champs de recherche.

Le premier filtre que vous pouvez utiliser est la liste déroulante "Groupe" (que vous avez peut-être renommé) :

liste groupes contacts

Vous pouvez personnaliser la liste de choix depuis votre compte en cliquant sur le bouton Personnaliser à droite de l'outil, puis sur Modifier la liste déroulante.

Les 5 autres champs vous permettent d'effectuer des recherches textuelles dans les 5 champs correspondants :

champs recherche contacts

Pour lancer la recherche appuyer simplement sur la touche Entrée après avoir entré les caractères à rechercher.

L'outil recherchera ensuite tous les contacts comprenant le ou les caractères de votre recherche (en ignorant la casse) et les listera juste au-dessous des champs de recherche :

excel gestion contacts recherche png

Pour s'adapter au mieux à votre activité, vous avez la possibilité de choisir quels sont les 5 champs à utiliser pour la recherche (et donc les champs affichés dans la liste de résultats) depuis votre compte en cliquant sur le bouton Personnaliser à droite de l'outil, puis sur Choisir les champs de recherche :

choix champs recherche png

Le 7e champ de recherche est disponible en cliquant sur le bouton Recherche spéciale :

excel gestion contacts recherche personnalisee png

Ce champ de recherche supplémentaire vous permet de rechercher dans n'importe quel autre champ.

Notez que vous pouvez utiliser tous les champs de recherche simultanément si nécessaire.

Pour réinitialiser tous les champs de recherche, cliquez sur "Jestyc Contacts" en haut à gauche de la fenêtre.

Trier les résultats

Pour vous pouvez choisir lequel des 6 champs de recherche sera utilisé en priorité pour trier les résultats à partir de la liste déroulante de tri :

excel gestion contacts tri

Vous avez également la possibilité de trier en fonction de la date de création ou de modification des contacts.

Ajouter et modifier

Pour ajouter un contact, cliquez sur le bouton Nouveau, complétez simplement les champs utiles et enregistrez :

excel application contacts png

Pour modifier un contact, sélectionnez le contact dans la liste, modifiez-le et enregistrez vos modifications.

Après enregistrement, le fond de la fenêtre change de couleur pendant quelques instants pour vous confirmer que la modification a bien été prise en compte (cela vous évite d'avoir une fenêtre de confirmation à fermer à chaque modification).

Gestion des conflits

Pour éviter tout risque d'écrasement de données, 2 solutions ont été mises en place dans cet outil.

Tout d'abord, l'outil ne met à jour que les champs que vous avez réellement modifiés. Cela signifie que si vous modifiez par exemple le nom d'un contact et qu'un autre utilisateur modifie au même moment l'adresse de ce même contact, cela ne posera aucun problème car les champs modifiés ne sont pas les mêmes.

Cette première solution permet de limiter déjà fortement le nombre de conflits à gérer.

Si toutefois 2 utilisateurs venaient à modifier le même champ d'un même contact au même moment, un message sera affiché chez le second utilisateur au moment de l'enregistrement pour le prévenir du risque d'écrasement de données (cet utilisateur aura alors la possibilité d'afficher dans une nouvelle fenêtre les données de l'autre utilisateur pour pouvoir en tenir compte avant d'enregistrer ou non ses modifications).

Exporter des contacts

Pour exporter tous vos contacts ou seulement une partie de ceux-ci (car la fonction d'export tient compte de tous les champs de recherche), cliquez sur Exporter les résultats et sélectionnez les champs que vous souhaitez exporter :

excel exporter contacts png

Vous obtenez alors les données souhaitées dans un nouveau classeur Excel :

excel base contacts png

Si vous souhaitez effectuer un export complet de vos contacts à titre de sauvegarde, vous pouvez le faire en 1 clic depuis votre compte en cliquant sur le bouton CSV.

Importer des contacts

Une fonctionnalité a été prévue pour vous permettre d'importer rapidement une base de contacts existante depuis votre compte en cliquant sur le bouton Importer à droite de l'outil.

Astuces

Pour ouvrir un contact dans une nouvelle fenêtre double-cliquez simplement sur le contact :

excel gestion contacts fenetres png

Vous pouvez également ouvrir plusieurs fois la fenêtre d'un même outil en cliquant sur le bouton de l'outil, mais aussi ouvrir simultanément n'importe quel autre outil de l'application Jestyc :

excel notes contacts fenetres png